Sistem Memprediksi Kebutuhan, Pembelian Lebih Cepat Direncanakan
Permintaan pembelian perlu disiapkan untuk hari berikutnya ketika pesanan pelanggan masih masuk dan jumlah barang yang dibutuhkan masih berubah.
Ilustrasi konseptual. Kasusnya nyata; detail perusahaan disamarkan.
Di sebuah bisnis bahan pangan segar yang menyiapkan pesanan pelanggan dari stok di depo, perencanaan dimulai dari depo itu, yaitu tempat stok disimpan dan pesanan disiapkan. Menunggu seluruh penjualan ditutup membuat persiapan pembelian dimulai lebih akhir. Sementara itu, permintaan yang dibuat lebih awal masih perlu mengikuti pesanan baru dan sisa barang yang tersedia. Pekerjaan hariannya membutuhkan dasar perkiraan sekaligus cara untuk memperbaruinya.
Sebelumnya, penyusunan perkiraan dimulai dari lembar kerja. Pada shift pagi, riwayat kebutuhan diolah di Excel: data pada hari sejenis selama sebulan dipilih, rata-ratanya dihitung, lalu estimasi disiapkan untuk shift berikutnya. Setiap hari, perencanaan melewati kegiatan memilih data dan menjalankan rumus yang sama sebelum hasilnya dipakai untuk mengajukan permintaan kepada tim pembelian.
Kesalahan memilih data atau memakai rumus berisiko mengubah jumlah permintaan. Kekurangan barang dapat membawa pembelian tambahan ke pasar, sedangkan kelebihan menambah risiko barang segar terbuang. Perkiraan perlu tersedia sebelum kebutuhan final diketahui, kemudian dinilai bersama stok dan sifat barang. Menghitung ulang riwayat secara manual menjadi bagian pekerjaan yang saya bersama tim pindahkan ke sistem.
Sebagai pemimpin Divisi IT, saya bersama tim menyediakan fitur Prediksi Pembelian untuk mengolah riwayat kebutuhan secara otomatis setiap malam. Perhitungannya memakai rumus prediksi tren momen dengan riwayat hari yang sama selama sembilan minggu. Untuk kebutuhan Senin, misalnya, sistem memakai sembilan Senin sebelumnya. Hasil perkiraan dan rata-rata tersedia saat admin mulai meninjau kebutuhan, tanpa menyiapkan ulang perhitungan riwayat di lembar kerja.
Pada layar yang sama, perkiraan tampil bersama pesanan pelanggan yang sudah masuk, stok, permintaan pembelian, pesanan kepada pemasok, dan penerimaan barang. Rincian riwayat menunjukkan pelanggan serta jumlah pesanannya. Pesanan yang melampaui rata-rata diberi penanda agar pembelian besar yang tidak rutin mendapat perhatian. Admin membaca informasi tersebut sebelum menetapkan berapa banyak barang yang diminta.
Saya mempertahankan keputusan jumlah akhir di depo karena kebutuhan membeli tidak selalu sama dengan perkiraan penjualan. Barang tahan simpan dapat dipesan sekaligus di awal untuk menjadi stok, dan jumlah pembelian juga perlu memenuhi batas minimum pemasok. Admin mempertimbangkan hal itu bersama stok serta pesanan yang sudah masuk. Untuk keadaan tidak biasa, penetapan kebutuhan dibahas bersama kepala depo.
Alurnya melewati tiga titik. Pertama, permintaan awal disusun pada malam sebelum barang dibutuhkan dengan memakai prediksi. Kedua, kebutuhan disesuaikan pada siang hari setelah sisa barang dari penyiapan sebelumnya diperiksa. Ketiga, permintaan diperbarui setelah penutupan penjualan mengikuti pesanan yang akhirnya masuk. Dengan urutan ini, pembelian sudah mempunyai dasar untuk dipersiapkan, sementara jumlah kebutuhan tetap mengikuti informasi operasional yang bertambah.
Perubahan dicatat sebagai penambahan atau pengurangan terhadap permintaan awal. Riwayatnya menyimpan jumlah perubahan, pembuat, dan waktunya. Pemberitahuan otomatis serta pengingat langsung menyampaikan revisi tersebut kepada tim pembelian. Tim pembelian mengetahui bahwa jumlah permintaan berubah, dan setiap perubahan dapat ditelusuri.
Penyesuaian pesanan kepada pemasok tetap menjadi pekerjaan tim pembelian. Satu permintaan dapat dipenuhi melalui beberapa pemasok, sehingga perubahan jumlah perlu dinilai terhadap pesanan yang sudah dibuat kepada masing-masing pihak. Sistem menyampaikan perubahan kebutuhan, sementara tim pembelian menentukan penyesuaian pemesanannya. Dengan begitu, penyesuaian pesanan untuk satu permintaan yang dipenuhi beberapa pemasok tetap berada di tim pembelian.
Manfaat yang paling terasa muncul dari penggunaannya sehari-hari. Pengguna menyatakan bahwa data ini menjadi pegangan untuk membuat permintaan kepada tim pembelian. Tanpa memakainya, mereka harus kembali menghitung kebutuhan secara manual. Perhitungan malam mengambil alih kegiatan mengolah riwayat; perhatian admin beralih pada stok, pesanan masuk, dan jumlah barang yang perlu diminta pada hari itu.
Pelajaran saya: perkiraan berguna ketika masuk ke keputusan harian orang yang memakainya. Sistem menyediakan dasar awal secara rutin, dan pelaksana yang memahami barang memperbaruinya mengikuti keadaan nyata sebelum kebutuhan diteruskan menjadi pembelian.