Faktur Tertunda Semalam karena Satu Unggahan Excel
Data penjualan sudah lengkap pada sore hari, tetapi pembuatan faktur masih menunggu unggahan Excel keesokan paginya.
Ilustrasi konseptual. Kasusnya nyata; detail perusahaan disamarkan.
Pada hari pengiriman, pengemudi mengembalikan dokumen penerimaan sampai sekitar pukul empat sore. Pemeriksaan dan konfirmasi dokumen berlanjut sampai sekitar pukul enam. Pekerjaan itu berlangsung di depo, tempat barang disiapkan sebelum dikirim. Data pelanggan, barang, harga, dan bukti penerimaan sudah lengkap. Namun, faktur penjualan kepada pelanggan usaha belum muncul di sistem akuntansi yang dipakai untuk memproses tagihan.
Perpindahan datanya baru dilakukan pukul delapan pagi keesokan hari. Tim IT mengekspor penjualan, lalu mengunggah berkas Excel ke Accurate melalui aplikasi perantara berlangganan. Tim penagihan mulai memproses setelah faktur muncul di sana. Setiap bagian menyelesaikan pekerjaannya sesuai alur, tetapi di antara konfirmasi sore dan unggahan pagi ada jeda semalam yang melekat pada jadwal perpindahan data.
Ada persoalan lain setelah faktur terbentuk. Ringkasan piutang menampilkan nilai yang belum dibayar, tetapi belum memisahkan tagihan yang sudah dikirim dari tagihan yang belum dikirim. Pekerjaan menagih dan pekerjaan menunggu pembayaran berada dalam tampilan yang sama. Untuk mengelola penagihan, tim memerlukan status pengiriman tagihan selain nilai piutang yang masih terbuka.
Sebagai pemimpin Divisi IT, saya bersama tim memilih menghubungkan kedua sistem secara langsung. Memajukan jadwal unggah atau menambah giliran malam tetap mempertahankan langkah manual yang sama. Menerbitkan tagihan dari berkas di luar Accurate juga tidak menjadi pilihan saat itu. Tim IT mengubah aliran datanya, agar penjualan yang sudah dikonfirmasi bergerak ke sistem akuntansi tanpa menunggu unggahan berikutnya.
Tim IT membangun alur untuk mengirim data barang, pelanggan, dan penjualan dari sistem operasional ke Accurate. Data barang dan pelanggan disediakan lebih dahulu agar penjualan mempunyai acuan yang sesuai ketika faktur terbentuk. Setelah konfirmasi, data penjualan mengalir melalui hubungan tersebut. Pembuatan faktur mengikuti kesiapan transaksinya, menggantikan rangkaian ekspor dan unggah berkas setiap pagi.
Hubungan itu juga membawa status penagihan dan pembayaran kembali dari Accurate ke sistem operasional. Ringkasan tagihan per kelompok pelanggan kemudian menampilkan Total Tertagih dan Total Belum Tertagih di samping nilai piutang. Tim penagihan membaca pekerjaan yang sudah dikirimkan kepada pelanggan dan bagian yang masih perlu diproses. Perpindahan data diikuti kabar tentang kelanjutan transaksinya.
Sejak penerapan pada Juli 2023, unggahan Excel harian keluar dari alur pembuatan faktur. Data yang sudah dikonfirmasi masuk tanpa menunggu keesokan pagi, dan faktur siap ditagih lebih cepat. Langganan aplikasi perantara tidak diperpanjang. Pekerjaan memindahkan berkas digantikan oleh hubungan antarsistem yang dibangun tim IT, sementara pemeriksaan dokumen tetap menjadi bagian tersendiri sebelum penjualan dikonfirmasi. Pada Juli 2023, ringkasan itu menghasilkan angka pertama yang bisa dibaca: 87,3% faktur belum lunas sudah ditagihkan. Sebelum status tagih tersedia, porsi itu tidak terlihat. Ringkasan tersebut memisahkan tagihan yang sudah dikirim dari yang masih perlu dikerjakan. Dengan status itu, pekerjaan penagihan mempunyai ukuran yang sebelumnya tidak muncul dalam ringkasan piutang.
Alur otomatis memerlukan cara untuk mengikuti transaksi yang belum berhasil berpindah. Tim IT menjaga lima alur sinkron antara sistem operasional dan Accurate, memeriksa catatan kegagalan setiap hari, dan menindaklanjuti faktur yang tertahan. Sistem mencoba kembali pengiriman data yang gagal. Pada alur 2026, pemeriksaan berjalan setiap tiga menit dan hanya mengirim penjualan yang sudah siap serta belum mempunyai nomor Accurate. Finance Internal, yang memverifikasi penjualan berstatus siap-sinkron sebelum dikirim, memeriksa data itu sebelum masuk ke sistem akuntansi.
Pembagian fungsi sistem berkembang pada Maret 2026. Tagihan diterbitkan langsung dari sistem operasional, sedangkan Accurate dipakai untuk pertukaran berkas tagihan dengan pelanggan dan pencatatan pelunasan. Peran hubungan antarsistem ikut berubah: perpindahan data tetap diperlukan untuk pembukuan dan administrasi pembayaran. Tim keuangan menerbitkan tagihan dari sistem operasional, dengan status lanjutan tetap terhubung ke transaksi penjualan.
Pelajaran saya: waktu tunggu antarsistem perlu diperiksa sebagai bagian dari proses bisnis. Ketika data sudah lengkap, jadwal pemindahan berkas seharusnya tidak lagi menentukan kapan pekerjaan berikutnya dimulai.