Ketika Akurasi Stok Bergantung pada Satu Orang

Ilustrasi konseptual. Kasusnya nyata; detail perusahaan disamarkan.

Apakah Anda menghadapi kondisi serupa? Kalau pencatat stok tidak masuk, bagaimana orang lain mengetahui dan memeriksa stok sebenarnya? Bagi pemilik bisnis, ini juga soal seberapa jauh informasi persediaan dapat diandalkan bila bergantung pada satu orang.

Dalam operasi rantai pasok produk segar ini, pencatatan persediaan sebelumnya dikelola melalui Google Sheet berdasarkan tanggal dan kategori. Admin merekap barang masuk, penyesuaian, barang terbuang, retur, serta perubahan bentuk barang. Untuk menelusuri perjalanan satu barang, petugas harus membuka lembar kerja dari tanggal yang berbeda dan mencari catatannya secara manual.

Kesulitan muncul ketika jumlah stok berubah tetapi alasan di balik perubahan itu tidak tercatat secara terstruktur. Penyesuaian dapat ditulis pada kolom bebas. Orang yang memeriksa catatan perlu memahami susunan lembar kerja tersebut. Penelusuran akhirnya bergantung pada pengelola yang mengenal tempat dan cara setiap perubahan dicatat.

Perubahan bentuk barang memperlihatkan persoalan ini secara konkret. Kunyit utuh yang diolah menjadi kunyit kupas sebelumnya dicatat melalui penyesuaian keluar dan masuk secara terpisah. Kedua catatan itu mewakili satu proses yang sama, tetapi cara pencatatannya membuka ruang kesalahan jumlah pada masing-masing penyesuaian.

Retur menghadirkan persoalan lain. Barang yang kembali belum tentu seluruhnya rusak. Ketika barang balikan tidak dicatat kembali sebagai persediaan, barang yang masih dapat digunakan berisiko ikut dianggap terbuang. Catatan perlu membedakan kondisi barang agar alasan perubahan stok dapat dipahami.

Kelemahannya ada pada cara mencatat, bukan pada siapa yang memegangnya. Lembar kerja ibarat buku yang ditulis manual. Angka di dalamnya bisa berubah tanpa jenis dan alasan yang tercatat, dan bila angkanya keliru, risikonya ditanggung perusahaan.

Stok masuk pun tidak terikat pada asalnya: di Depo, gudang tempat barang diterima dan disimpan, barang masuk direkap manual, penerimaan dicatat terpisah, dan laporan disusun ulang.

Bagi saya, prosedur yang konsisten hanya bisa ditegakkan oleh sistem. Sebagai pemimpin Divisi IT, saya menetapkan satu aturan sebagai inti: stok masuk hanya berasal dari pencatatan penerimaan, dan stok keluar berasal dari catatan produksi barang. Tim IT membangun sistem yang menegakkannya.

Perubahan stok di luar aturan itu, seperti penyesuaian dan barang terbuang, dicatat bersama jenis dan alasannya, tidak hanya angkanya, supaya setiap perubahan jumlah bisa dijelaskan kemudian.

Pengolahan barang, misalnya kunyit utuh menjadi kunyit kupas, kini dicatat sebagai satu perpindahan berpasangan, bukan dua penyesuaian yang masing-masing bisa salah jumlah. Tim IT membatasi pilihan pada pasangan barang yang sudah terdaftar, supaya salah pilih dapat dicegah.

Retur dipisahkan menjadi dua kategori, karena tidak semua barang balikan rusak. Barang yang masih dapat digunakan kembali masuk menjadi persediaan, sedangkan yang rusak dicatat sebagai barang terbuang. Depo menilai kondisi barang dan memilih kategorinya.

Aturan stok masuk dijalankan langsung: penerimaan dicatat di sistem yang sama dengan stok, sehingga stok bertambah begitu penerimaan dicatat. Laporan dihasilkan dari data itu, tidak lagi disusun ulang.

Sistem juga mengikuti sifat bisnis barang segar. Barang diproduksi malam untuk dikirim pagi, sehingga tidak ada perpindahan antar-depo. Karena itu fitur transfer yang sempat disiapkan pada versi awal tidak dilanjutkan.

Prinsip memisahkan pencatat dan pemeriksa saya bawa dari pengalaman kerja sebelumnya, dan direksi serta Finance menyetujuinya karena sesuai kaidah pengendalian. Depo mencatat; Finance, di luar pelaksana pencatatan, memeriksa.

Setiap bulan, hasil hitungan fisik diunggah ke sistem dan Finance memverifikasi setiap selisihnya. Setelah hasilnya final, stok di sistem disesuaikan agar sama dengan hitungan fisik, dan kesalahan pencatatan dikoreksi.

Tinjauan bulanan atas barang terbuang bertujuan mencari kemungkinan salah catat agar dapat dikoreksi. Kehilangan yang tidak memiliki bukti salah catat dilaporkan kepada manajemen melalui laporan laba rugi.

Mengubah kebiasaan dari lembar kerja yang bebas ke prosedur yang mengikat tidak mudah bagi tim Depo. Perubahan itu terlaksana karena pekerjaan tim Depo ikut menjadi lebih mudah, terutama perencanaan pembelian dan pengisian ulang stok, karena pergerakan barang sudah tercatat.

Untuk menelusuri satu barang, pemeriksa kini membuka riwayatnya pada rentang tanggal yang dipilih, bukan lembar kerja tanggal demi tanggal.

Hasilnya menjawab masalah di awal: kini setiap perubahan angka meninggalkan jejak berupa jenis, alasan, dan riwayatnya. Untuk mengetahui stok sebenarnya, catatan sistem tetap perlu dibandingkan dengan hasil perhitungan fisik.

Pertanyaan di awal tulisan ini kini dapat dijawab dari catatan, bukan dari ingatan satu orang. Bila pencatat tidak masuk, pemeriksa lain dapat membuka riwayat barang, melihat jenis dan alasan setiap perubahan, lalu membandingkannya dengan hitungan fisik.

Bagi saya, pelajaran dari perubahan ini adalah bahwa sistem membantu menyediakan jejak perubahan, sementara orang tetap bertanggung jawab mencatat dan memeriksanya.

Riwayat persediaan ini kemudian menjadi dasar prediksi kebutuhan pembelian.