Sepertiga Penjualan Anda Mungkin Dihargai Salah
Tomat yang harus disortir satu per satu masih bisa terjual seperti tomat biasa karena tambahan pekerjaannya tidak terlihat dalam pencatatan.
Ilustrasi konseptual. Kasusnya nyata; detail perusahaan disamarkan.
Pesanan pelanggan membawa pekerjaan menyortir tomat atau memotong sayuran sebelum barang dikirim. Di sebuah distributor pangan yang juga mengolah barang pesanan, permintaan khusus muncul dalam pesanan sehari-hari. Ada pelanggan yang memesan tomat yang seluruhnya merah, ada yang meminta sayuran dipotong. Barang dasarnya sama, tetapi pekerjaan untuk menyiapkannya berbeda.
Pada alur lama, spesifikasi itu berupa catatan bebas yang diketik ulang saat membuat pesanan. Tim depo, tempat penyimpanan dan penyiapan barang, menyortir stok reguler untuk memenuhi permintaan tersebut. Pembelian barang berspesifikasi khusus juga bisa berbiaya lebih tinggi. Namun, pencatatannya masih menyatu dengan barang biasa, sehingga perbedaan ongkos memenuhi pesanan tidak terlihat jelas saat harga ditentukan.
Barang yang membutuhkan perlakuan berbeda masih memakai kode barang yang sama. Biaya pembeliannya tercampur ke harga pokok barang reguler. Harga jual spesifikasi khusus pun bisa berdekatan dengan barang biasa, bahkan lebih rendah pada sebagian contoh. Catatan permintaan sudah menyebut apa yang diinginkan pelanggan, tetapi belum memisahkan barang beserta biayanya dalam penghitungan harga.
Dalam satu sampel penjualan bulan Juli 2023, barang berspesifikasi khusus menyumbang sekitar sepertiga nilai penjualan. Kelompok sebesar ini perlu diperiksa cara penentuan harganya; itu tidak berarti seluruhnya salah harga.
Ada dua jalan pintas yang tidak diambil: menambah kolom biaya darurat yang diisi manual, atau meminta tim pembelian dan penjualan lebih teliti mencatat. Keduanya menambah pekerjaan pada alur yang sudah berat, sehingga bebannya hanya berpindah. Sebagai pemimpin Divisi IT, saya bersama tim membenahi alurnya sendiri secara bertahap: input pesanan lebih dulu, pemisahan barang menyusul.
Pada tahap berikutnya, pengelolaan spesifikasi berkembang. Permintaan khusus tidak lagi hanya menjadi catatan pelanggan; barangnya mempunyai kode tersendiri. Tomat dengan spesifikasi tertentu dipisahkan dari tomat reguler dalam penghitungan harga pokok dan penjualan. Pemisahan itu mengikuti cara biaya terbentuk, sehingga penanganan barang yang disortir sendiri berbeda dengan barang yang sudah diolah pemasok.
Untuk pekerjaan yang dilakukan sendiri di depo, seperti menyortir tomat atau memotong sayuran, tambahan biaya penyiapan otomatis diperhitungkan dalam harga jual barang. Perhitungannya mengikuti harga acuan pembelian mingguan, sehingga ikut menyesuaikan saat harga berubah. Tim tidak perlu mengingat dan menambahkan ongkos itu satu per satu pada setiap pesanan. Kebutuhan menyiapkan barang khusus sudah terhubung dengan harganya.
Barang yang sudah diproses pemasok ditangani berbeda: harga belinya memang lebih tinggi, sehingga pencatatan memakai harga pembelian yang sesuai. Ada pula spesifikasi yang benar-benar berbeda dan dipisahkan menjadi barang tersendiri, dengan harga beli serta harga jualnya sendiri. Dengan tiga penanganan ini, barang olahan pemasok tidak dihitung seperti pekerjaan penyiapan internal, dan barang yang berbeda tidak lagi tercampur dengan barang reguler.
Perbaikan input mendukung pemisahan tersebut. Sejak Maret 2023, input satu pesanan turun dari empat langkah menjadi dua. Pada tahap awal, spesifikasi disimpan per pelanggan lalu muncul otomatis saat pesanan dibuat. Setelah barang berspesifikasi khusus mempunyai kode tersendiri, admin memilih barang yang sudah tersedia dan mengisi jumlah. Pilihan barang itulah yang menghubungkan pesanan dengan harga yang sesuai.
Spesifikasi baru diajukan kepada tim IT untuk diperiksa dan dibuat sesuai aturan pencatatan barang. Admin tidak perlu membuat keterangan bebas yang hanya berlaku untuk satu pesanan. Pekerjaan pengelolaan barang ini kini bisa saling digantikan dalam tim IT, sementara admin tetap memilih barang yang telah disiapkan di sistem.
Dahulu data pesanan disalin manual ke lembar kerja yang dipakai tim pembelian dan depo. Sejak 2023, robot memperbarui lembar itu otomatis setiap lima menit. Pada 2026 lembar itu dipensiunkan, dan kedua tim kini bekerja langsung di sistem yang sama. Untuk barang yang disiapkan sendiri di depo, biaya penyiapan telah ikut tertagih melalui harga jual pada penjualan Agustus 2025–Juli 2026. Pekerjaan menyortir dan memotong tidak lagi hilang di dalam harga pokok barang biasa.
Pelajaran saya: mencatat permintaan khusus belum cukup bila harganya masih memperlakukan barang itu seperti barang biasa. Perbedaan pekerjaan perlu masuk ke cara barang dicatat dan dihargai.